Ahhh la gestion virtuelle! Pas toujours facile!

Il y a quelques jours, j’ai ouvert mon Gmail et j’ai fait l’étonnante découverte d’avoir 644 courriels, dont 94 non lus, et ce seulement dans ma boite de réception, je ne parle pas des dossiers qui datent de 2009! J’ai dit ÇA SUFFIT, c’est le temps du grand ménage!

Je vais être franche, ça m’a pris pratiquement 3 jours (1 journée entière et 2 demi-journées), avec des:
– Est-ce que je le garde au cas?
– J’ai vraiment gardé ça!?

Quand j’ai vu tous ces courriels, je me suis dit que je devrais vraiment faire partie du courant minimaliste avec mon courrier électronique! Ça n’a aucun sens d’avoir une boite virtuelle aussi chargée!

Tu es d’accord avec moi qu’on s’abonne très trop souvent à des infolettres NON pertinentes (et la je ne parle pas de ceux de Maman Femme d’Affaires) 😉 Alors j’en ai profité pour cliquer sur le fameux bouton DÉSABONNER!

Quelle infolettre ai-je choisi de me désabonner ?

  • Celles qui ne m’apportent RIEN: aucune émotion, aucun sentiment, aucun contenu
  • Les grands magasins qui m’ont demandé mon adresse et qui ne m’intéressent pas vraiment. La prochaine fois qui me le demanderont je vais leur dire que ça ne m’intéresse pas tout simplement
  • Les fois où j’ai cédé au fameux pop up qui bloque la page pour pouvoir lire son contenu et un coup arriver à l’endroit voulu, me rendre compte que ça ne m’intéressait pas
  • Les courriels qu’on m’envoie seulement pour faire de la publicité sans aucun contenu intéressant

J’ai gardé ceux :

  • Que quand je vois la notification, je m’empresse d’aller lire
  • Ceux qui me font réfléchir, qui m’apportent un certain questionnement
  • Les boutiques que j’adore
  • Les courriels POSITIFS! Déjà que nous recevons trop de courriels, je ne veux pas m’engorgé de négatif qui ne me sert à rien
  • Bref, ceux que j’ai envie de lire

Organisation des dossiers

J’avais un dossier : Lecture à faire de 563 courriels! EUHHHHH Tu peux être certaine que

  1. Ce dossier n’existe plus.
  2. Quand j’ai regardé ce qui était là-dedans, je me suis vite rendu compte que c’était pour la plupart des infolettres. Il y en avait vraiment que je voulais lire, mais le temps me manquait. Alors GO, j’ai tout de suite LU ceux qui me paraissait pertinents et effacé ceux qui était de toute façon expiré, j’ai fait un méga tri! Parce que lire plus de 560 courriels en peu de temps c’est IMPOSSIBLE!

Ensuite, étant une fille qui aime s’organiser avec des couleurs, j’ai décidé d’en mettre avec les libellés!

  • Plus joli visuellement
  • Très pratique et organisé!
  • Rapide et efficace quand j’ai besoin de m’y référer

 

Au lieu de créer un dossier pour chacune des personnes que je reçois le courriel, j’ai décidé de les regrouper :

  • Famille et Amis
  • Achats
    • Entreprise
    • perso
  • Enfants et conjoint
    • École
    • Garderie

De cette façon c’est beaucoup plus épuré et ça évite d’avoir 73 dossiers qui sont impossibles à gérer.

Je ne veux plus de courriel qui date de mes années du secondaire… C’est des souvenirs OUI, mais est-ce que ça doit rester dans ma boite courriel? NON, alors je me suis fait un dossier sur mon Drive pour les garder en souvenir et j’efface de ma boite courriel. Ceux qui ne sont pas importants tu devines très bien où ils sont rendu?? ……. Bonne réponse CORBEILLE.

Pour les courriels dont j’ai une action à faire plus tard je les ajoute à ma liste dans Trello. Comme ça, ils ne resteront pas sans réponse parce qu’il est tombé entre 2 courriels. Je t’avoue qu’hier, plusieurs ont reçu des réponses dont certain il était plusss que temps parce qu’il s’était perdu entre 2 notifications Facebook!

Avoir une boite de réception VIDE ça fait tellement du bien! Juste ça, j’ai l’impression d’être moins débordée et d’avoir un contrôle sur mon temps.

T’as pas le temps?!

Je t’entends me dire : OK c’est ben beau, mais je n’ai pas des journées à mettre dans mes courriels!

  • Je te comprends! Je me disais la même chose. Voici un truc que tu peux faire pour y arriver :
    • Créer toi un dossier AVANT (date d’aujourd’hui) et met dedans TOUS les messages et dossiers que tu as, comme ça à partir de MAINTENANT tu vas les classer et supprimer adéquatement dès leurs arrivées.
    • Avec le fameux dossier AVANT X date, planifie-toi des blocs de temps soit par jour ou par semaine pour y faire le ménage. Pour y arriver, tu dois y aller un dossier à la fois. C’est certain que 1943 courriels c’est gros, mais quand on y va dossier par dossier c’est plus réaliste et moins décourageant. Tu peux aussi te fixer un objectif de gérer 20 courriels par jour. 
    • Quand c’est fait, récompense-toi! Oui!!! Tu dois te féliciter pour ce méga travail! Que ce soit un verre de vin ou une journée au spa récompense toi!

Est-ce que ma boite va rester vide?

Si j’étais trop idéaliste, je répondrais BIEN SÛR sans hésiter! Mais, étant de nature réaliste et positive je vais te répondre que je vais travailler très fort à ce qu’elle ne soit pas polluée par du contenu non pertinent et qu’elle soit ordonnée et colorée adéquatement!

En gros, je vais gérer ma boite courriel comme mon courrier postal :

  • Quand je reçois des publicités non pertinentes, je les mets au recyclage, alors ceux que je reçois dans ma boite courriel c’est CORBEILLE aussi!
  • Quand je reçois des lettres importantes et que je dois y répondre, je le fais tout de suite ou un peu plus tard dans la semaine, alors même chose avec mon courrier virtuel, je vais y répondre sur le coup ou les ajouter sur ma todo list dans Trello.

Ma prochaine étape:

Ménage des réseaux sociaux! Oui oui, tsé les pages que tu aimes sur Facebook juste parce que tu voulais participer à leur concours, mais au fond tu scroll sans lire leurs publications… Il faut faire le ménage aussi! Les pages ET les AMIS! Souvent on voit le même type de publication négatif et c’est toujours des mêmes personnes, est-ce que tu as vraiment besoin de lire ça? Mais bon ça va être le sujet d’un autre article 😉

Bon ménage virtuel! 

 

Véro
Maman Femme d’Affaires